Evrak Hizmetleri Birimi

Üst Birim

Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı

Birim

Destek Hizmetleri Müdürlüğü

Alt Birim

Evrak Hizmetleri Birimi

1. Başkanlığa gelen evrakların sevk, zimmet ve muhafaza işlemleri ile ilgili yazışmaları gerçekleştirmek.
2. Üniversitenin birimlerinden EBYS yoluyla gelen evrakın Daire Başkanı tarafından ilgili Müdürlüğe iletilmesi aşamasında evrak sevkini gerçekleştirmek.
3. Kurum dışından ıslak imzalı ve Başkanlığa gelen yazıları imzayla teslim almak. Almış olduğu evrakı, EBYS'ye kaydetmek ve güncel sayı ve  tarihi ile birlikte başkana iletmek.
4. Islak imzalı giden evrakı uygun formatta tarayarak, EBYS'ye evrakın gittiği yeri, konusunu, göndereni, sayı ve tarihini girerek kaydetmek, aynı  sayı ve tarihli kaşe ile kaşeleyip evrakın ilgili birime teslimatını gerçekleştirmek. Aynı zamanda e-imzalı giden evrakı, ilgili yere ıslak imzayla zimmetlemek.
5. Postayla gidecek olan evrakları gönderim türüne uygun olarak Rektörlük Genel Evrak Bürosu Haberleşme Birimine yönlendirmek.
6. EKAP üzerinden hazırlanmış olan iş deneyimi belgelerini isteklisine sunmak.
7. Muhasebe birimi ile ortak çalışılması gereken işlerde bilgi paylaşımında bulunmak.
8. Araç-gereç ve ekipmanları etkin bir şekilde kullanarak, çevre koruma düzenlemelerine ve mesleğin verimlilik ve kalite gereklerine göre "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik" uyarınca Başkanlığın tüm arşiv faaliyetlerini gerçekleştirmek.
9. Müdürlüklerden gelen ihale dosyaları, bitmiş projeler, hakediş vb. dosyaları kronolojik hiyerarşide saklamak.
10. Sosyal Güvenlik Kurumu, geçici kabul, kesin kabul vb. çeşitli dokümanlar ve mahkeme dosyalarını usulüne uygun olarak "Evrak İsteme Formu" ile zimmet üzere teslim etmek. Bu materyallerin geri alım işlemlerinde bilgi kaybı olmadan sağlıklı bir şekilde arşiv işlemlerini yürütmek.
11. Rektörlük dışı yedek depo alanlarından etkin saklama koşulları çerçevesinde yararlanmak.
12. Saklanması gereken tüm dosyaları arşivleyerek kayıt altına almak, işlem yapılması için arşivden çıkartmak ve işlemi bitenlerin yerine iade edilmesini sağlamak.
13. Başkanlık birimleri ve harici kurumlar arasında evrak - dosya sevkiyatı ile gerekli duyuruların yapılmasını sağlamak.